Stok sayımı geleneksel olarak kağıt formlar, manuel giriş ve hesaplama hatalarından oluşan bir kabustur. Böyle olmak zorunda değil. Dijital bir iş akışına geçerek süreyi yarıya indirebilir ve veri girişini tamamen ortadan kaldırabilirsiniz.
Bu rehber, Mobile Inventory uygulamasını kullanarak tam bir fiziksel envanter sayımı yapmanın 7 adımlı sürecini anlatır. Çok gibi görünüyor, ancak çoğu adım bir dakikadan az sürer.
1. Adım: Ekibi Atayın
Kimin sayacağına karar verin. %100 doğruluk gerekiyorsa (örneğin, yüksek değerli bir denetim için), aynı bölgeyi saymak üzere iki bağımsız ekip atayın. Tutarsızlıkları tespit etmek için dijital dosyalarını daha sonra karşılaştırabilirsiniz.
2. Adım: Veritabanınızı Hazırlayın
Temiz verilerle başlayın. Mevcut ürün listenizle (SKU, İsim, Barkod) bir Excel dosyası hazırlayın. Şablonumuzu veya kendi dışa aktarımınızı kullanabilirsiniz.
Bu dosyayı sayım yapan kişilerle e-posta, Dropbox veya Google Drive aracılığıyla paylaşın, böylece herkes aynı "gerçek" üzerinden çalışsın.
3. Adım: Doğru Lisansı Alın
Tek seferlik yıllık sayım için aylık aboneliğe ihtiyacınız yoktur. Premium lisansı (tek seferlik ödeme) öneriyoruz. Sınırsız öğe ve dışa aktarma özelliklerinin kilidini sonsuza kadar açar.
Bir stok sayımı için SYNC lisansına ihtiyacınız yoktur. Her kullanıcı cihazında çevrimdışı sayım yapabilir ve sonunda Excel dosyalarını birleştirebilirsiniz. Bu genellikle daha hızlıdır ve daha az koordinasyon gerektirir.
4. Adım: Ürünleri Yükleyin
Her ekip üyesinin şunları yapmasını sağlayın:
- "Yıl Sonu Sayımı" adında yeni bir envanter oluşturun (tür: Stock-take).
- 2. Adımdaki Excel dosyasını içe aktarın.
Artık herkesin cebinde, taranmaya hazır tam ürün listesi var.
5. Adım: SAYMAYA BAŞLAYIN
Bu zor kısımdır — fiziksel iş. Ancak uygulama bunu daha pürüzsüz hale getirir:
12'lik bir kutuyu, ardından 3'lü gevşek bir yığını sayın. `12+3` yazın ve uygulamanın matematiği yapmasına izin verin.
`Defter Değeri` vs `Sayılan Değer`i gerçek zamanlı görün. 10 birim eksikse, bunu hemen bilirsiniz.
Daha iyi raporlama için belirli girişlere 'Hasarlı' veya 'Açık Kutu' gibi etiketler ekleyin.
6. Adım: Verileri Dışa Aktarın
Raflar bittiğinde, hiçbir şey yazmayın. Her kullanıcının Dışa Aktar'a dokunmasını ve Excel dosyasını yöneticiye göndermesini sağlayın.
7. Adım: Birleştirin ve Analiz Edin
Şimdi 5 farklı sayımcıdan 5 dosyanız var. Kopyalayıp yapıştırmayın. Bunları tek bir ana raporda birleştirmek için Birleştirme Aracımızı kullanın.
Tebrikler. Tek bir kağıt bile yazdırmadan stok sayımınızı tamamladınız.